التعرف على الخلايا التي تحتوي على أخطاء

يعد التعرف على الخلايا التي تحتوي على أخطاء، من أهم خطوات عملية تنظيف البيانات، وذلك لمراجعة هذه الأخطاء، ومعرفة السبب، واتخاذ الإجراء المناسب للتعامل معاها.

في هذا الدرس، سنتعرف على كيفية تحديد الأخطاء في قاعدة البيانات، من خلال استخدام خاصية  Go to special..

كثير منا تظهر له عند كتابة معادلات فى الإكسل رسالة خطأ على شكل رموز معينة فماذا تعنى تلك الرموز وما هى الوسيلة لحل هذه الأخطاء.كل خطأ له سبب معين لحدوثه ويوجد لدينا 8 أنواع من الأخطاء حيث يقوم برنامج Microsoft Excel بإظهار رسالة فى حالة حدوث خطأ فى الصيغ وتتنوع أشكال الأخطاء كالآتى:

#######

هذا الخطأ يعنى أنك قمت بإدخال قيمة رقمية فى خلية لا تسعها عرض العمود.

• الحل: توسيع عرض العمود الموجود به الخلية التى تظهر فيها تلك الرموز ####

وإذا استمر الخطأ هذا يعنى أن السبب الأخر هو، أنك قمت بإدخال قيمة سالبة فى خلية قد تم تنسيقها على أنها تاريخ أو وقت وهذا بسبب أن الإكسل لا يقبل قيمة زمنية سالبة.

• الحل: التأكد من أن الخلية لا تحتوى على قيمة سالبة فى حالة تم تنسيقها بتاريخ أو وقت.

#DIV/D!

هذا الخطأ يعنى أنك قمت بالقسمة على صفر أو قمت بالقسمة على خلية فارغة أو بالقسمة على قيمة FALSE.

• الحل: تحرير الخلية وإيجاد القيمة المقسوم عليها سواء كانت صفر أو خلية فارغة أو قيمة FALSE والتعديل عليها.

#N/A

هذا الخطأ يحدث فى حالة عدم وجود قيمة فى المعادلة المستخدمة وهو شائع الحدوث مع دوال البحث.

• الحل: التأكد من إدخال القيمة المراد البحث عنها موجودة فى النطاق المحدد عند كتابة المعادلة.

#NAME?

هذا الخطأ يعنى أنك قمت بكتابة الدالة بشكل خاطئ مثلا بدلاً من كتابة الدالة SUM قمت بكتابتها SOM.

• الحل: التأكد من كتابة الدالة بشكل صحيح.

وإذا استمر الخطأ هذا يعنى أن السبب الأخر هو، أنك قمت بكتابة إسم نطاق غير معرف أو قمت بكتابته بشكل خاطئ بحيث لم يتعرف عليه الإكسل أو الدالة المستخدمة

• الحل: التأكد من أن الإسم المعرف موجود فى قائمة الأسماء المعرفة والتأكد من كتابتها بالشكل الصحيح

!NULL#

هذا الخطأ يعنى أنك قمت بفصل نطاقين بمسافة أثناء كتابتك للمعادلة فى حين أن النطاقين لا يوجد بينهما تقاطع.

• الحل: التأكد من أنه لا يوجد فواصل بين أكثر من نطاق فى المعادلة فى حين عدم وجود تقاطع بينهما أو التأكد أن النطاقات المحددة بهما تقاطع فعلاً.

!NUM#

هذا الخطأ يعنى أنك قمت بإدخال قيمة رقمية غير صالحة فى المعادلة أو وسيط غير صالح فى الدالة أو صيغ تنتج عدد كبير جداً أو صغير جداً بحيث يتم تمثيلها في ورقة العمل.

• الحل: التأكد من كتابة القيم الرقمية بشكل سليم والتأكد من إدخال الوسيط الصحيح في الدوال وكذلك التأكد من أن نتائج المعادلات طبيعية بشكل مقبول لإمكانية قرائتها.

#REF!

هذا الخطأ بصفة عامة يحدث عندما تشير إلى خلايا غير صالحة وهو شائع الحدوث عند حذف خلية مرتبطة بالمعادلة فعند حذف الخلية لا يقوم الإكسل بتعويض خلية مكانها بل تكون النتيجة الخطأ !REF#

مثلاً كتبت المعادلة A1+A2= وبعدها قمت بحذف الخلية A1 أو الخلية A2 تكون النتيجة الخطأ !REF#

• الحل: العودة عن عملية حذف الخلية المرتبطة بالمعادلة أو تعويض الخطأ داخل المعادلة بالمكان المفترض لها.

#VALUE!

هذا الخطأ يعنى أنك قمت بتحديد نطاق غير موازى للخلية الفعالة مثل إدخال قيم أكثر من خلية فى خلية واحدة.

• الحل: التأكد من أن نطاق الخلايا المحدد موازياً لهذه الخلية أو إدخال النطاق المحدد ضمن معادلة حسابية منطقية.

وفى حالة أن الخلية تتضمن أنواع بيانات مختلفة وغير مقبولة فى المعادلة مثل محاولة جمع قيم رقمية مع قيم نصية.

• الحل: التأكد أن النطاق الموجود ضمن المعادلة لا يتضمن بيانات غير مقبولة للعمليات الحسابية مثل كتابة نص.